Nhiều người vẫn thường hay nghĩ rằng, tổ chức sự kiện ngoài trời cũng giống y như một sự kiện diễn ra trong nhà hay là 1 địa điểm cố định nào đó.

Nhưng sự thật thì không phải như thế bạn nhé! Tổ chức sự kiện ở ngoài trời là 1 công việc khó khăn hơn rất nhiều khi bạn phải tính toán và sắp xếp mọi thứ thật kỹ lưỡng để tránh gặp phải những tình huống xấu xảy ra bất ngờ.

>>> Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây

YẾU TỐ ĐÁNG LO NGẠI NHẤT: “THỜI TIẾT XẤU!”

Một người tổ chức event dù chuyên nghiệp và bài bản hay giỏi giang đến đâu thì họ cũng không thể lường trước được sự thay đổi thất thường của thời tiết. Yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thành công và năng lực chuyên môn tham gia đầy đủ của khách mời.

Hãy thử tưởng tượng xem khi mọi thứ đã được set up xong và chỉ chờ đến thời khắc khai mạc của sự kiện thì bất chợt một cơn mưa lớn đổ xuống, mọi công sức chuẩn bị của cả một đội ngũ event rất có khả năng trong phút chốc mà tiêu tan. Điều đó chính là cơn ác mộng của các nhà tổ chức sự kiện.

Để giảm thiểu tình trạng này, đòi hỏi nhà quản trị phải liên tiếp theo dõi các chương trình dự báo thời tiết hàng tuần hàng ngày, xem xét thật kỹ lịch trình để giảm bớt tổ chức sự kiện vào những tháng hay mưa. Đồng thời, bạn cũng nên học hỏi và chia sẻ và tự rút ra những “kinh nghiệm gối đầu” về sự biến đổi của thời tiết và nghĩ ra cách ứng phó khi không may gặp phải tình trạng này.

CẦN LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM PHÙ HỢP

Địa điểm diễn ra sự kiện là yếu tố vô cùng quan trọng mà bạn rất cần được xem xét đầu tiên nếu còn muốn tổ chức một sự kiện ngoài trời. Dựa vào tính chất, quy mô và số lượng khách mời mà bạn có thể chọn ra một nơi tổ chức thích hợp. Địa điểm này phải thỏa mãn được các tiêu chí: thuận tiện – đủ diện tích – an toàn. Khách mời chỉ có được sự hài lòng và tham dự đông đủ khi mà địa điểm diễn ra đưa đến cho họ sự tiện nghi khi di chuyển, cảm giác thoải mái với không gian xung quanh.

Các sự kiện như hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên đề hay họp báo, rất cần hướng sự tập trung vào việc truyền tải thông tin cần thiết thì bạn chỉ nên tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay nhà hàng, tránh việc mang sự kiện này ra bên ngoài trời vì sẽ gây mất tập trung nơi khách mời.

Ngược lại, các event mang hơi hướng trải nghiệm, số lượng thành viên tham gia nhiều, cần một diện tích rộng lớn thì địa điểm tổ chức ngoài trời là sự chọn lựa hoàn hảo. Nhưng bạn cũng nên lựa chọn không gian vừa đủ để khách mời không cảm thấy lạc lõng và gây loãng không khí vốn cần sự náo nhiệt của một event.

CÁCH TRANG TRÍ SINH ĐỘNG, BẮT MẮT

Khác với việc bố trí, sắp đặt mọi thứ tại các gian phòng lớn thì trang trí ở ngoài trời sao cho đẹp và cân xứng với sự kiện là chuyện không còn dễ dàng. Bởi vì do không có những vách tường để giới hạn và các bề mặt phẳng tiện cho việc trang trí, sự kiện của bạn rất có khả năng bị “nuốt chửng” giữa một không gian quá to.

Vì thế bạn nên sử dụng tối đa các vật dụng trang trí event như: cổng chào, bóng bay, hoa tươi, standee đứng, banner treo quanh khu vực để làm không gian bớt trống trải và còn tăng hiệu quả tích cực và lành mạnh về mặt bức ảnh cho sự kiện đang diễn ra, thu hút được sự quan tâm của khách mời và những người xung quanh.

CẦN CÓ MỘT BÃI GIỮ XE ĐỦ LỚN VÀ ĐỘI NGŨ BẢO VỆ CHUYÊN NGHIỆP

Để đem đến cho khách mời tham gia sự an tâm và tiện nghi thì bạn cũng phải xem xét sự việc bảo quản tài sản cá nhân cho tất cả mọi người. Vì thế một bãi giữ xe rộng rãi, sạch sẽ là điều kiện cơ bản cần có của bất cứ một event ngoài trời nào.

Trước tiên, bạn cần dựa vào số lượng khách tham dự mà tính toán xem ra quyết định chọn diện tích của bãi giữ xe như thế nào là đã đạt được yêu cầu, tránh gây ùn tắc tại khu vực cổng chính và va quẹt làm trầy xe của khách mời.

Ngoài ra đối với các sự kiện lớn, có sự góp mặt của tương đối nhiều tầng lớp thượng lưu thì cần có thêm khu vực đậu xe hơi cá biệt và tăng cường nhân viên giữ xe tối đa.

Bên cạnh đó, để bảo đảm an toàn cho khách mời và an ninh trật tự trong suốt tiến độ diễn ra sự kiện, bạn cũng cần thuê thêm một đội ngũ nhân viên bảo vệ để kịp thời chủ động trong việc xử lý các tình huống nguy hiểm và hướng dẫn, trả lời mọi nhu cầu hay thắc mắc của khách mời về sự kiện.

ĐẢM BẢO VẤN ĐỀ VỆ SINH SẠCH SẼ

Đây cũng là một trong những vụ việc cơ bản nhưng lại có ảnh hưởng không hề nhỏ mà nhà tổ chức sự kiện thường hay bỏ qua, vì họ phải lo lắng khá nhiều cho những hạng mục quan trọng khác. Do tính chất khá đặc biệt của một không gian mở ngoài trời nên bạn luôn cần phải giữ gìn vệ sinh sạch sẽ sẽ, điều này sẽ đóng góp thêm phần tạo nên ấn tượng tốt trong lòng khách tham dự. Bạn rất có thể bố trí thêm nhiều thùng rác và một số nhân viên dọn vệ sinh liên tục làm sạch địa điểm để bảo đảm mỹ quan cho sự kiện.

Ngoài ra, nếu sự kiện của bạn có phục vụ thêm cả việc ăn uống thì cũng phải lựa chọn được những món ăn hợp khẩu vị, đẹp mắt và an toàn vệ sinh thực phẩm. Bởi với một số ít lượng khách mời đông đảo thì sẽ rất khó để kiểm soát được hết chất lượng của món ăn. Chính vì vậy nếu bạn sử dụng phương thức thuê đơn vị nấu nướng bên ngoài thì cần chọn những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ẩm thực uy tín, tránh để những sự cố không may về sức khỏe xảy ra và mang đến cho thực khách một bữa tiệc tuyệt vời.

Trên đây là 1 trong những vài lưu ý rất quan trọng giúp bạn tổ chức các sự kiện ngoài trời một cách suôn sẻ và thành công nhất. Một khi đã có được sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt và lập cho mình một kế hoạch thật chi tiết cho sự kiện ngoài trời thì chắc chắn bạn sẽ làm hài lòng tất cả khách mời tham dự.

Thanh Lộc – Đất Việt Tour